イライラするメールに上手に対処する方法

仕事でメールをやりとりするとき、相手の態度や言い方にイライラしたことはありませんか？ 例えば、以下のようなメールです。

• 質問に答えていないメール
• 文章が失礼なメール
• 文章が攻撃的なメール
• 文章が曖昧なメール
• 必要な情報が足りないメール
• 無駄な情報が多いメール
• 誤字や脱字があるメール
• 文章が長すぎるメール

これらのメールに対して、どう返信すればいいのでしょうか？ この記事では、イライラするメールに上手に対処する方法をご紹介します。

イライラするメールに対処する前にやるべきこと

イライラするメールを受け取ったとき、その場で感情的に返信してしまうと、相手との関係を悪化させたり、自分の信頼性を下げたりする可能性があります。 そこで、イライラするメールに対処する前にやるべきことは以下の３つです。

１．冷静になる時間を取る

イライラするメールを受け取ったら、すぐに返信せずに、冷静になる時間を取りましょう。 深呼吸したり、水を飲んだり、散歩したりして、自分の感情を落ち着かせます。 その間に、相手の立場や状況を考えてみたり、自分の考えや行動が正しいかどうかを客観的に判断したりします。 そうすることで、感情的な返信ではなく、理性的な返信ができるようになります。

２．相手の意図を推測する

イライラするメールは、相手がわざと自分を怒らせようとしていると思ってしまいがちですが、そうとは限りません。 相手は自分の意図や状況を正しく伝えられていないかもしれません。 また、相手も自分と同じように忙しかったり、ストレスを抱えていたりするかもしれません。 そのため、相手の意図を推測してみましょう。 相手は何を伝えたかったのか？ 相手はどんな気持ちだったのか？ 相手はどんな目的や期待があったのか？ そう考えることで、相手への理解や共感が深まります。

３．返信の目的や内容を明確にする

冷静になって相手の意図を推測したら、次は自分の返信の目的や内容を明確にしましょう。 自分は何を伝えたいのか？ 自分はどんな気持ちなのか？ 自分はどんな結果や反応を求めているのか？ そう考えることで、返信の方向性や優先順位が決まります。 また、返信の目的や内容に応じて、適切な言葉や文体を選ぶことができます。

イライラするメールに対処するときのポイント

イライラするメールに対処する前にやるべきことを済ませたら、いよいよ返信に入ります。 返信するときのポイントは以下の４つです。

１．丁寧で分かりやすい言葉を使う

返信するときは、丁寧で分かりやすい言葉を使いましょう。 丁寧な言葉は相手に敬意を示すとともに、自分の印象や信頼性を高める効果があります。 分かりやすい言葉は相手に正しく伝わるとともに、誤解やトラブルを防ぐ効果があります。 そのため、以下のようなことに気を付けましょう。

２．感情的な言葉は避ける

返信するときは、感情的な言葉は避けましょう。 感情的な言葉は相手に不快感や反感を与えるだけでなく、自分の感情をエスカレートさせる可能性があります。 そのため、以下のようなことに気を付けましょう。

３．問題解決に向けて具体的な提案をする

返信するときは、問題解決に向けて具体的な提案をしましょう。 具体的な提案は相手に行動を促すとともに、自分の協力姿勢や責任感を示す効果があります。 そのため、以下のようなことに気を付けましょう。

４．最後にメール全体を見直す

返信するときは、最後にメール全体を見直しましょう。 メール全体を見直すことで、文章の流れや内容の整合性、誤りや不備な点を修正することができます。 そのため、以下のようなことに気を付けましょう。

まとめ

この記事では、イライラするメールに上手に対処する方法をご紹介しました。 イライラするメールは、相手の意図や状況を理解しようとすることが大切です。 また、自分の感情をコントロールし、丁寧で分かりやすい言葉で返信することが重要です。 この記事を参考にして、イライラするメールに対処してみてください。 イライラしないでメールのやりとりをスムーズにしましょう。