ビジネスシーンでは、時に図々しいお願いをされることがあります。
例えば、納期を無理やり短縮されたり、仕事の範囲を勝手に広げられたり、報酬を減らされたりといったケースです。
こうしたお願いには、できるだけ断りたいと思うでしょう。
しかし、相手は取引先や上司など、ビジネス上の関係がある人物であることが多いです。
そのため、断り方によっては、信頼関係を損なったり、仕事に支障をきたしたりする恐れがあります。
では、どうすれば図々しいお願いを断ることができるのでしょうか？
この記事では、ビジネスシーンで使える図々しいお願いを断る方法とコツを紹介します。
図々しいお願いを断る方法
図々しいお願いを断る方法は、大きく分けて以下の3つになります。
- 理由を伝える
- 代替案を提案する
- 相手の立場を考える
それぞれの方法について、詳しく見ていきましょう。
理由を伝える
図々しいお願いを断るときは、単に「できません」と言うのではなく、なぜできないのかを明確に伝えることが重要です。
理由を伝えることで、以下のメリットがあります。
- 自分の立場や状況を相手に理解してもらえる
- 断りの根拠を客観的に示すことができる
- 相手の感情を傷つけにくくなる
理由を伝えるときは、具体的で分かりやすい言葉を使うことがポイントです。
例えば、納期を短縮されたときは、現在の進捗状況や作業量、品質を担保するために必要な時間などを示すと良いでしょう。
また、理由を伝えるときは、自分の都合や感情を主張するのではなく、事実やデータを基に説明することが大切です。
例えば、仕事の範囲を広げられたときは、契約内容や見積もり、業務範囲の定義などを引き合いに出すと良いでしょう。
理由を伝えるときの例文は以下のようになります。
- 「申し訳ありませんが、納期を○日にすることはできません。現在、○％の進捗で、残りの作業には△時間かかります。品質を担保するためには、最低でも×日は必要です。」
- 「恐れ入りますが、その仕事は契約内容に含まれていません。見積もりにも記載されている通り、私の業務範囲は○○までです。それ以上のことをお願いされると、他のお客様の仕事に支障が出ます。」
代替案を提案する
図々しいお願いを断るときは、相手の要望に応えられないことを伝えるだけでなく、できることや代替案を提案することが効果的です。
代替案を提案することで、以下のメリットがあります。
- 相手の目的やニーズに寄り添うことができる
- 協力的な姿勢を示すことができる
- 相手との信頼関係を築くことができる
代替案を提案するときは、相手の要望にできるだけ近い内容を考えることがポイントです。
例えば、報酬を減らされたときは、作業内容や時間を調整することで、相手の予算に合わせることができないか検討すると良いでしょう。
また、代替案を提案するときは、相手に選択肢を与えることが大切です。
例えば、納期を短縮されたときは、品質を落とすか、一部の機能を省くか、追加料金を払うかなど、複数のオプションを提示すると良いでしょう。
代替案を提案するときの例文は以下のようになります。
- 「報酬を○円にすることは難しいです。しかし、私もあなたの事業に協力したいと思っています。そこで、作業内容や時間を見直すことで、報酬を△円にすることは可能です。」
- 「納期を○日にすることはできませんが、あなたのご要望に応えたいと思っています。そこで、以下の3つの選択肢をご検討ください。①品質を落として納期を○日にする ②一部の機能を省いて納期を○日にする ③追加料金を払って納期を○日にする」
相手の立場を考える
図々しいお願いを断るときは、相手の立場や感情を考えて、配慮や理解を示すことが効果的です。
相手の立場を考えることで、以下のメリットがあります。
- 相手の不満や不安を和らげることができる
- 相手に感謝や尊敬を伝えることができる
- 相手とのコミュニケーションを円滑にすることができる
相手の立場を考えるときは、相手の言葉や態度に対して、非難や反論をせずに、共感や理解を示すことがポイントです。
例えば、上司から図々しいお願いをされたときは、上司の責任やプレッシャー、目標などを考えて、その気持ちに寄り添うと良いでしょう。
また、相手の立場を考えるときは、相手に対して、感謝や尊敬の言葉を添えることが大切です。
例えば、取引先から図々しいお願いをされたときは、取引先の業績や評判、サービスなどを褒めて、その価値を認めると良いでしょう。
相手の立場を考えるときの例文は以下のようになります。
- 「お忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます。あなたのお仕事にはいつも感心しています。しかし、申し訳ありませんが、そのお願いは叶えられません。」
- 「あなたの会社は素晴らしいサービスを提供していると聞いています。私もあなたとの取引を大切に思っています。だからこそ、正直にお伝えしますが、そのお願いはできません。」
図々しいお願いを断るコツ
図々しいお願いを断る方法を紹介しましたが、実際に断るときには、以下のコツを覚えておくと良いでしょう。
- 断るときは早めに伝える
- 断るときは明確に伝える
- 断るときは謝罪する
それぞれのコツについて、詳しく見ていきましょう。
断るときは早めに伝える
図々しいお願いを断るときは、できるだけ早めに伝えることが重要です。
早めに伝えることで、以下のメリットがあります。
- 相手に余裕を持って対応できる時間を与えることができる
- 自分にも相手にもストレスをかけないことができる
- 相手に不誠実な印象を与えないことができる
早めに伝えるときは、相手に連絡する方法やタイミングを考えることがポイントです。
例えば、メールでお願いをされたときは、返信は24時間以内にすると良いでしょう。
また、電話や対面でお願いをされたときは、その場で断るか、後ほど連絡するかを伝えると良いでしょう。
早めに伝えるときの例文は以下のようになります。
- 「メールを拝見しました。お願いの件ですが、申し訳ありませんが、お受けできません。理由は以下の通りです。」
- 「お電話ありがとうございます。お願いの件ですが、残念ながら、できません。理由は後ほどメールでお伝えします。」
断るときは明確に伝える
図々しいお願いを断るときは、曖昧な言い方をせずに、はっきりと断ることが重要です。
明確に伝えることで、以下のメリットがあります。
- 相手に自分の意思を伝えることができる
- 相手に余計な期待や誤解を与えないことができる
- 相手に再度お願いされる可能性を減らすことができる
明確に伝えるときは、断る意思をはっきりと言葉にすることがポイントです。
例えば、「できません」「お受けできません」「断ります」などの言葉を使うと良いでしょう。
また、明確に伝えるときは、曖昧な言い方や態度を避けることが大切です。
例えば、「難しいですね」「ちょっと考えさせてください」「今は無理です」などの言葉や、うなずきや笑顔などの態度は避けると良いでしょう。
明確に伝えるときの例文は以下のようになります。
- 「お願いの件ですが、できません。理由は以下の通りです。」
- 「お願いの件ですが、お受けできません。理由は以下の通りです。」
断るときは謝罪する
図々しいお願いを断るときは、相手に不快な思いをさせないように、謝罪の言葉を添えることが重要です。
謝罪することで、以下のメリットがあります。
- 相手に自分の気持ちを伝えることができる
- 相手に敬意や配慮を示すことができる
- 相手との関係を良好に保つことができる
謝罪するときは、相手に不便や迷惑をかけたことを認めて、心からの謝罪の言葉を伝えることがポイントです。
例えば、「申し訳ありません」「すみません」「恐れ入ります」などの言葉を使うと良いでしょう。
また、謝罪するときは、相手に対して、感謝や敬意の言葉を添えることが大切です。
例えば、「ご理解いただきありがとうございます」「ご協力いただき感謝します」「お付き合いいただきありがとうございます」などの言葉を使うと良いでしょう。
謝罪するときの例文は以下のようになります。
- 「申し訳ありませんが、そのお願いはできません。理由は以下の通りです。ご理解いただきありがとうございます。」
- 「すみませんが、そのお願いはお受けできません。理由は以下の通りです。ご協力いただき感謝します。」
まとめ
この記事では、図々しいお願いを断る方法とコツを紹介しました。
図々しいお願いを断る方法は、以下の3つです。
- 理由を伝える
- 代替案を提案する
- 相手の立場を考える
図々しいお願いを断るコツは、以下の3つです。
- 断るときは早めに伝える
- 断るときは明確に伝える
- 断るときは謝罪する
図々しいお願いを断るときは、相手に不快な思いをさせないように、配慮や理解を示すことが大切です。
ビジネスシーンで図々しいお願いをされたときは、この記事を参考にして、上手に断ることができるようになりましょう。
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